fbpx

Ogólne Warunki Umowy o usługowe prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów

§1
Zakres zastosowania

1. Niniejsze Ogólne Warunki Umowy (zwane dalej OWU), mają zastosowanie do umów zawieranych przez: WEB.LEX BOOKKEEPING SP. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy al. Gen. Antoniego Chruściela „Montera” 37/39/189, 04-454 Warszawa, adres do korespondencji: ul. Kordiana 75D, 04-418 Warszawa, REGON: 368043665, NIP: 9522166477, KRS: 0000690547 (zwaną dalej web.lex Bookkeeping) ze Zleceniodawcami, łącznie zwanych Stronami.

2. W przypadku trudności i wątpliwości w zrozumieniu treści poszczególnych postanowień Umowy oraz Załączników, przed podpisaniem Umowy Zleceniodawca powinien zwrócić się do web.lex Bookkeeping z prośbą o ich wyjaśnienie.

§2
Definicje

1. Wyjaśnienie pojęć użytych w OWU:

1)  Dokument – dokument księgowy, za który uważa się każdy dowód potwierdzający dokonanie w rzeczywistości konkretnej operacji gospodarczej, zawierający wymagane dane oraz podlegający – zgodnie z przepisami prawa podatkowego – zaewidencjonowaniu w ewidencjach podatkowych,

2)  OWU – niniejsze Ogólne Warunki Umowy,

3)  Umowa – umowa o świadczenie usług zawarta pomiędzy web.lex Bookkeeping sp z o.o. a Zleceniodawcą,

4)  Usługi – czynności świadczone przez web.lex Bookkeeping na rzecz Zleceniodawcy na podstawie Umowy oraz OWU, określone w Karcie Usług za wynagrodzeniem wynikającym z Cennika Usług, a także Usługi dodatkowe, których wykonanie strony uzgodniły poprzez Zlecenie i jego akceptację.

5)  Lista kontrolna – oświadczenie Zleceniodawcy zawierający istotne informacjeniezbędne do wykonania umowy przez web.lex Bookkeeping,

6)  Wynagrodzenie – opłata uiszczana przez Zleceniodawcę na rzecz web.lex Bookkeeping za usługi wykonane zgodnie z podpisaną Umową lub za gotowość do ich świadczenia,

7)  Ewidencja – wykaz/rejestr ilościowy, wartościowy lub asortymentowy, prowadzony w porządku chronologicznym występowania poszczególnych zdarzeń gospodarczych np. podatkowa księga przychodów i rozchodów, rejestr VAT, itp.,

8)  Informacja poufna – informacja objęta tajemnicą, w szczególności tajemnicą zawodową, uzyskana w związku zwykonywaniem usług przez web.lex Bookkeeping, której nieuprawnione ujawnienie osobom trzecim mogłoby narazić Zleceniodawcę i web.lex Bookkeeping na szkodę,

9)  Karta Usług – Załącznik do Umowy zawierający wykaz usług oferowanych przez web.lex Bookkeeping, przy czym zaznaczone usługi określają zakres zlecenia,

10)  Cennik Usług – Załącznik do Umowy zawierający ceny usług oferowanych przez web.lex Bookkeeping,

11)  Współpracownik – osoba współpracująca z web.lex Bookkeeping na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej lub inny podmiot, z którym web.lex Bookkeeping wiąże obustronna umowa o współpracy czy inna relacja,

12)  Zlecenie – Zlecenie złożone przez Zleceniodawcę na piśmie, SMS lub drogą e-mail i zaakceptowane przez Zleceniobiorcę.

§3
Przedmiot umowy

1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie przez web.lex Bookkeeping na rzecz Zleceniodawcy Usług za wynagrodzeniem.

2. Zakres obowiązków web.lex Bookkeeping objętych umową określa Karta Usług. Dodatkowo strony precyzują, że do obowiązków web.lex Bookkeeping w szczególności nie należy:

1)  doradztwo prawne i doradztwo podatkowe,

2)  przechowywanie i archiwizowanie dokumentów, dowodów księgowychi pozostałej dokumentacji przewidzianej przepisami prawa,

3)  prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów,

4)  prowadzenie ewidencji czasu pracy w innych systemach czasu pracy, niż podstawowy i zadaniowy,

5)  sporządzanie spisu z natury,

6)  czynności należytej staranności (np. weryfikacja kontrahentów Zleceniodawcy i numerów ich rachunków bankowych podanych w Wykazie (https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka).

§4
Zmiana zakresu usług

1. Strony Umowy mogą rozszerzyć lub zmniejszyć zakres usług określonych w dacie zawarcia umowy w każdym czasie, z inicjatywy każdej ze Stron, za zgodą drugiej Strony.

2. Rozszerzenie lub zmniejszenie zakresu usług wiąże się ze zmianą wysokościwynagrodzenia za miesiąc, w którym dodatkowa usługa została wykonana lub odmiesiąca następującego po miesiącu, w którym Zleceniodawca zlecił web.lex Bookkeeping świadczenie dodatkowych usług.

§5
Obowiązki web.lex Bookkeeping i sposób wykonania umowy przez web.lex Bookkeeping

1. web.lex Bookkeeping bezwzględnie zobowiązuje się do:

1) wykonywania czynności określonych w umowie na podstawie dokumentów i informacji uzyskanych od Zleceniodawcy, zgodnie zobowiązującymi w tym zakresie przepisami, z zachowaniem należytej staranności, rzetelnie, bezbłędnie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,

 2)  badania dokumentów dostarczonych przez Zleceniodawcę pod względemrachunkowym oraz informowania Zleceniodawcy o wszelkich brakach i błędachw przekazywanej dokumentacji niezwłocznie po ich stwierdzeniu,

3)  dokonania oceny przekazanych przez Zleceniodawcę dokumentów w świetleprawa, dotyczącego prowadzenia KPIR ipodatkowego oraz decydowanie o sposobie ich zakwalifikowania, wraz ze sposobem uwidocznienia w księdze,

4)  przekazywanie za pomocą systemu mojebiuro24.pl oraz pocztą e-mail informacji o wysokości zobowiązań podatkowych oraz ZUS niezwłocznie po ich ustaleniu, oile Zleceniodawca uprzednio przekaże web.lex Bookkeeping w terminie stosowne dokumenty i udzieli niezbędnych informacji,

5)  sporządzania i składania deklaracji miesięcznych, o ile Zleceniodawca uprzednioprzekaże web.lex Bookkeeping w terminie stosowne dokumenty iudzieliniezbędnych informacji,

6)  w uzasadnionych przypadkach sporządzanie korekt deklaracji, not i fakturkorygujących,

7)  sporządzania i doręczenia Zleceniodawcy rocznego zeznania podatkowego niepóźniej niż na 3 dni przed obowiązującym terminem złożenia, o ile Zleceniodawca uprzednio przekaże web.lex Bookkeeping w terminie stosowne dokumenty i udzieli niezbędnych informacji,

8)  przechowywania – z uwagi na charakter umowy – w formie elektronicznej wszelkich dokumentów przekazanych przez Zleceniodawcę oraz wytworzonych wtoku wykonywania obowiązków wynikających z niniejszej umowy i niezbędnych do wykonywania umowy, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich,

9) o ile Zleceniodawca udzieli stosownego pełnomocnictwa – reprezentowania Zleceniodawcy przed Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w zakresie udzielonego pełnomocnictwa,

10) sporządzania i podpisywania w imieniu i na rzecz Zleceniodawcy zeznań i deklaracji podatkowych na podstawie danych wynikających z prowadzonej księgi przychodów i rozchodów i ewidencji, w zakresie udzielonego pełnomocnictwa,

11) przetwarzania i ochrony danych osobowych Zleceniodawcy,

12) bieżącej informacji o etapie i wynikach przetwarzanych danych Zleceniodawcy.

2. web.lex Bookkeeping może współdziałać przy wykonywaniu umowy ze współpracownikami, ekspertami i specjalistami, jak również powierzyć wykonanie poszczególnych obowiązków wynikających z niniejszej umowy innemu podmiotowi (podwykonawcy), udzielając mu w tym zakresie zlecenia i pełnomocnictwa. W takich przypadkach web.lex Bookkeeping uprzednio zobowiąże wspomniane osoby i podmioty do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących Zleceniodawcy i jego klientów. Ze względu na objęcie informacji tajemnicą zawodową Zleceniodawcy,obowiązek zachowania poufności jest nieograniczony w czasie.

3. Zaksięgowanie i rozliczenie podatkowe zdarzenia gospodarczego lub dokonanie korektyrozliczeń wbrew opinii web.lex Bookkeeping może nastąpić na wyraźne polecenie Zleceniodawcy i na jego odpowiedzialność za skutki z tego wynikające.

4. W przypadku niedotrzymania określonego w umowie terminu przekazania dokumentów(ponad 5 dni od daty określonej w umowie), w tym również skutkującego koniecznością dokonywania korekt deklaracji podatkowych, web.lex Bookkeeping może żądać od Zleceniodawcy zapłaty dodatkowego wynagrodzenia w wysokości wynikającej z Cennika Usług. Dodatkowe wynagrodzenie zostanie doliczone do faktury VAT wystawianej za miesiąc wpływu dokumentów. W przypadku opóźnienia lub zwłoki w przekazaniu dokumentów lub informacji, web.lex Bookkeeping nie ponosi odpowiedzialności za terminowe i poprawne sporządzenie deklaracji.

5. W przypadku dostarczenia dokumentów do web.lex Bookkeeping po 15 dniu każdego miesiąca, web.lex Bookkeeping zastrzega sobie prawo do ujęcia części dostarczonych po tym terminie dokumentów księgowych (kosztowych) wbieżącym okresie rozliczeniowym (w miesiącu wpływu dokumentów do web.lex Bookkeeping). W takim wypadku web.lex Bookkeeping nie ponosi odpowiedzialności za terminowe obliczeniewysokości zobowiązań podatkowych oraz sporządzenie izłożenie deklaracji podatkowych oraz złożenia plików JPK.

6. W przypadku niedotrzymania uzgodnionych w OWU terminów (ponad 5 dni od datyokreślonej w umowie), w tym również skutkującego koniecznością dokonywania korekt deklaracji podatkowych, web.lex Bookkeeping może, niezależnie od dodatkowego wynagrodzenia, powstrzymać się od wykonania umowy na ryzyko i odpowiedzialnośćZleceniodawcy.

§6
Prawa i obowiązki Zleceniodawcy oraz sposób wykonania Umowy przez Zleceniodawcę

1. Zleceniodawca zobowiązuje się do:

1)  właściwego pod względem formalnym (zgodnym z opisami dokumentów sporządzonymi przez osoby działające w imieniu Zleceniodawcy) i rzetelnego pod względem merytorycznym dokumentowania operacji gospodarczych podlegających ewidencji, w szczególności do dokumentowania faktycznej zapłaty otrzymanych faktur, rachunków, paragonów dotyczących poniesionych przez Zleceniodawcę kosztów i wydatków w przypadku stosowania metody kasowej w VAT,

2)  terminowego przekazywania web.lex Bookkeeping wszystkich kompletnych dokumentów, prawidłowych pod względem merytorycznym oraz formalno – rachunkowym, na bieżąco w miarę ich spływu nie później, niż w terminie do 10(dziesiątego) dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, w formie elektronicznej poprzez zamieszczenie dokumentów w systemie mojebiuro24.pl lub umieszczenie ich w uzgodnionym katalogu, przeznaczonym na dokumenty do zaksięgowania. Za okres rozliczeniowy przyjmowany jestmiesiąc kalendarzowy.

3)  przekazywania web.lex Bookkeeping kompletnych źródłowych dokumentów pracowniczych, będących podstawą do sporządzenia list płac i wystawienia rachunków oraz obliczenia deklaracji ZUS w terminie do 3 (trzech) dni roboczych przed ustalonym w firmie Zleceniodawcy terminem wypłaty wynagrodzeń,

4)  informowania web.lex Bookkeeping o wszelkich zdarzeniach mających wpływ na rozliczenie podatków, w tym w szczególności:

A – o braku zapłaty należności wynikającej z faktury dokumentującej dostawę towarów lub świadczenie usług na terytorium kraju w terminie 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze oraz dostarczenia informacji wraz ze szczegółowym wykazem dokumentów nie opłaconych – dotyczy zarówno transakcji sprzedaży i zakupu,

B – istniejących powiązaniach między Zleceniodawcą a nabywcą usługi towarów, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT – za pomocą dokonania odpowiedniego oznaczenia nabywcy w systemie księgowym lub przekazania tej informacji w inny, uzgodniony przez strony sposób – dotyczy transakcji sprzedaży,

5) ujawniania na fakturze VAT lub innym dokumencie księgowym, otrzymanym w innym dniu, niż data wystawienia tego dokumentu, daty otrzymania w sposób trwały (długopisem), poprzez załączenie dowodu otrzymania (list, przesyłka, e- mail) lub poprzez umieszczenie daty w nazwie przekazywanego pliku –w przeciwnym wypadku web.lex Bookkeeping zastrzega sobie uprawnienie do ujawnienia tej informacji w ewidencji we własnym zakresie i według posiadanej przez siebie wiedzy,

6) przekazywania web.lex Bookkeeping na piśmie kompletnych źródłowych dokumentów (np. zwolnień lekarskich, zawartych umów o pracę lub zlecenia itp.) dotyczących wszelkich zmian w zakresie stosunków pracowniczych w ciągu 3 (trzech) dni od zaistnienia zdarzeń będących podstawą ich sporządzenia,

7) terminowego regulowania należności publicznoprawnych i pracowniczych na podstawie deklaracji, bądź informacji udzielonych przez web.lex Bookkeeping i przekazywania dowodów zapłaty poprzez system księgowy,

8) niezwłocznego informowania web.lex Bookkeeping, nie później niż w terminie do 10 dnia miesiąca następnego o wszelkich zdarzeniach podlegających, zaewidencjonowaniu w podatkowej książce przychodów i rozchodów lub mających wpływ na powstanie obowiązków podatkowych.

9) stosowania wskazówek i zaleceń web.lex Bookkeeping wynikających z przepisów prawa i postanowień niniejszej umowy, w szczególności dotyczących dokumentowania operacji gospodarczych,

10) przechowywania oryginałów dokumentów, przekazanych do zaksięgowania w porządku chronologicznym, zgodnym z datą ich otrzymania i udostępnienie ich w przypadku kontroli,

11) terminowego regulowania wynagrodzenia należnego web.lex Bookkeeping.

2. Zleceniodawca ponosi odpowiedzialność za prawdziwość informacji o dokonaniu faktycznej zapłaty otrzymanych i wystawionych faktur, rachunków, paragonów.

3. Przekazanie do zaksięgowania dokumentów, dotyczących wydatków, oznacza uznanie ich za celowe i związane z osiąganiem lub zachowaniem źródła przychodów.

4. Jeżeli web.lex Bookkeeping nie ma możliwości, bez wglądu w inne dokumenty, wykonania prawidłowej klasyfikacji otrzymanych dokumentów, wyznacza Zleceniodawcy 3 (trzy) dni na podanie innych potrzebnych informacji. Jeżeli Zleceniodawca nie uczyni zadość żądaniu web.lex Bookkeeping, web.lex Bookkeeping rozstrzygnie o sposobie księgowania samodzielnie na podstawie posiadanych dokumentów i informacji, aby nie dopuścić do powstania zaległości podatkowej Zleceniodawcy, rodzącej odpowiedzialność odszkodowawczą. W tym przypadku web.lex Bookkeeping nie ponosi odpowiedzialności za skutki niedokonania lub niedokonanie właściwej klasyfikacji.

5. Zleceniodawca może udzielić web.lex Bookkeeping pełnomocnictwa do reprezentowania go przed organami podatkowymi w sprawach dotyczących umowy, a także do składania wyjaśnień, podpisywania deklaracji i oświadczeń oraz do wglądu w akta wymiarowe, kontrolne itp. Zakres pełnomocnictwa może obejmować upoważnienie web.lex Bookkeeping do podejmowania czynności w postępowaniu kontrolnym i wyjaśniającym dotyczącym okresu, w którym strony były związane niniejszą umową, choćby zostało wszczęte po jej rozwiązaniu. Dokument pełnomocnictwa zostanie sporządzony oddzielnie w celu przedstawienia organom podatkowym.

§7
Odpowiedzialność web.lex Bookkeeping

1. web.lex Bookkeeping ponosi odpowiedzialność za szkody wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy na zasadach ogólnych – chyba, że do niewykonania lub nienależytego wykonania umowy doszło pomimo zachowania przez web.lex Bookkeeping należytej staranności. W szczególności web.lex Bookkeeping obciąża w pełnej wysokości obowiązek zapłaty wszelkich kar i odsetek od zaległości podatkowych, odszkodowań i innych należności, wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wynikających z niniejszej umowy, chyba że szkoda nastąpiła z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy.

2. Odpowiedzialność web.lex Bookkeeping za szkody wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy zostaje wyłączona:

1)  w przypadku uznania sposobu rozliczeń, zapisów i księgowań dokonanych przez web.lex Bookkeeping za nieprawidłowe, o ile pozostawały one w zgodzie zobowiązującymi przepisami prawa lub ich interpretacją dokonaną przez kompetentne organy Państwa,

2)  w przypadku, gdy dokumenty stanowiące podstawę dokonywania zapisóww ewidencjach są niekompletne i wadliwe, w tym gdy nie odpowiadają zasadom przewidzianym dla takich dokumentów w odrębnych przepisach,

3)  gdy wskutek nie dostarczenia dokumentów w ustalonych terminach web.lex Bookkeeping nie wykonało lub nie wykonało należycie obowiązków wynikającychz umowy,

4)  w przypadku naruszenia przez Zleceniodawcę przepisów prawa lub innych postanowień niniejszej umowy i Załączników, które określają obowiązki Zleceniodawcy,

5)  za działania podjęte na podstawie niepełnych lub nieprawdziwych danych podanych web.lex Bookkeeping przez Zleceniodawcę.

3. web.lex Bookkeeping nie ponosi odpowiedzialności za:

1)  niezaksięgowanie dokumentów niedostarczonych przez Zleceniodawcę lub dostarczonych po terminie określonym w OWU,

2)  niezgodność dokumentów z faktycznym przebiegiem operacji gospodarczych,

3)  działania Zleceniodawcy lub jego pracowników niezgodnie z prawem lub umową,

4)  nieterminowe opłacanie należności podatkowych, ZUS i innych należności publicznoprawnych,

4. web.lex Bookkeeping nie bada, ani nie ponosi odpowiedzialności za autentyczność, prawdziwość lub poprawność dokumentów i informacji, dostarczonych przez Zleceniodawcę oraz za nieprawidłowości, wynikające z nierzetelnych lub niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, dostarczonych przez Zleceniodawcę.

5. web.lex Bookkeeping może odmówić wykonania umowy, jeżeli dostarczone przez Zleceniodawcę dokumenty nie są wystarczające do jego prawidłowego wykonania lub są nierzetelne lub niezgodne z prawem, a wykonanie umowy mogłoby narazić web.lex Bookkeeping na odpowiedzialność karną lub szkodę finansową.

6. Odpowiedzialność web.lex Bookkeeping powstaje począwszy od zapisów księgowych dokonanych w ramach zawartej umowy.

§8
Odpowiedzialność Zleceniodawcy

Zleceniodawca ponosi odpowiedzialność za wykonywanie umowy, za rzetelność i prawidłowość przekazywanych i sporządzanych przez niego dokumentów oraz za przechowywanie dokumentacji, związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą w okresie obowiązywania umowy i po zakończeniu obowiązywania umowy przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa.

§9
Przechowywanie i wydawanie dokumentów

1. web.lex Bookkeeping otrzymuje dokumenty Zleceniodawcy wyłącznie elektronicznie i nie przechowuje oryginałów dokumentów Zleceniodawcy.

2. W czasie obowiązywania niniejszej umowy, na każde żądanie Zleceniodawcy, web.lex Bookkeeping wyda wyniki swojej pracy w postaci elektronicznej i na żądanie Zleceniodawcy również w formie papierowych wydruków księgi i ewidencji. web.lex Bookkeeping może, w uzasadnionych przypadkach, sporządzić i zachować odpisy lub kopie wydanych Zleceniodawcy dokumentów.

3. web.lex Bookkeeping ma prawozachować kopię dokumentów elektronicznych i papierowych po rozwiązaniu umowy w celu wykazania prawidłowego wykonania umowy, do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń Zleceniodawcy.

§ 10
Udział web.lex Bookkeeping w postępowaniu podatkowym lub w postępowaniu z zakresu ubezpieczeń społecznych

1. Zleceniodawca zobowiązany jest powiadomić web.lex Bookkeeping o toczącym się postępowaniu, dotyczącym jego zobowiązań podatkowych oraz z zakresu ubezpieczeń społecznych i umożliwić web.lex Bookkeeping czynny udział w postępowaniach w okresie obowiązywania umowy.

2. Jeżeli Zleceniodawca nie wyrazi zgody na udział web.lex Bookkeeping w postępowaniu, w tym na przedstawienie uwag do środka odwoławczego, web.lex Bookkeeping nie będzie ponosić odpowiedzialności za szkody (np. odsetki, sankcje), których można było uniknąć, gdyby web.lex Bookkeeping posiadało możliwość działania w sprawie.

3. web.lex Bookkeeping może być zastępowane przez inny podmiot w trakcie postępowania podatkowego dotyczącego Zleceniodawcy, za zgodą Zleceniodawcy.

§ 11
Wynagrodzenie web.lex Bookkeeping

1. Za wykonywanie czynności, o których mowa w umowie, jak również za gotowość do ich wykonywania Zleceniodawca zobowiązuje się zapłacić na rzecz web.lex Bookkeeping miesięczne wynagrodzenie w kwocie określonej w umowie, zgodnie z Cennikiem Usług, do której doliczony zostanie podatek VAT według stawki obowiązującej w dacie sprzedaży. Na prośbę Zleceniodawcy, web.lex Bookkeeping przedstawi mu zasadyokreślenia wynagrodzenia web.lex Bookkeeping za dany okres.

2. Wynagrodzenie należne web.lex Bookkeeping płatne będzie przelewem, na rachunek bankowy web.lex Bookkeeping o numerze:

28 1020 1127 0000 1502 0341 1618

w terminie wskazanym w umowie oraz na podstawie faktury VAT wystawionej przez web.lex Bookkeeping po wykonaniu usługi objętej umową. Opóźnienie lub zwłoka w zapłacie wynagrodzenia może skutkować naliczeniem przez web.lex Bookkeeping odsetek ustawowych za opóźnienie.

3. Opóźnienie lub zwłoka w zapłacie wynagrodzenia w stosunku do terminu zapłaty przekraczające 30 (trzydzieści) dni, niezależnie od naliczania maksymalnych ustawowych odsetek za opóźnienie, będzie uprawniało web.lex Bookkeeping do wstrzymania się z wykonywaniem czynności/usług wynikających z niniejszej umowy do czasu uregulowania zaległości wraz z odsetkami za opóźnienie lub rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym po uprzednim powiadomieniu Zleceniodawcy w terminie 3 (trzech) dni przed rozwiązaniem umowy. Strony zgodnie postanawiają, że web.lex Bookkeeping nie ponosi odpowiedzialności za ewentualną szkodę powstałą z tego tytułu po stronie Zleceniodawcy oraz, że za czas wstrzymania się z wykonywaniem obowiązków wynikających z umowy zachowuje prawo do wynagrodzenia.

4. W przypadku wykonywania przez web.lex Bookkeeping czynności nie wymienionych wKarcie Usług, dodatkowe wynagrodzenie ustalone zostanie na podstawie porozumienia Stron (SMS, e-mail,) i wymaga potwierdzenia przez web.lex Bookkeeping w formie aktualizacji Karty Usług. W takim wypadku web.lex Bookkeeping odznaczy dodatkowe usługi w Karcie Usług i poinformuje Zleceniodawcę w formie e-mail/SMS podając kwotę dodatkowego wynagrodzenia.

5. web.lex Bookkeeping ma prawo podwyższyć wynagrodzenie określone w Cenniku Usług z zachowaniem 1 miesięcznego wyprzedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Jeżeli Zleceniodawca sprzeciwi się podwyższeniu wynagrodzenia w terminie 14 dni od otrzymania informacji o podwyższeniu wynagrodzenia, umowa ulega rozwiązaniu ze skutkiem na koniec drugiego miesiąca kalendarzowego po otrzymaniu tej informacji.

§ 12
Poufność

1. Strony zobowiązują się zachować, przez czas nieoznaczony, w trakcie obowiązywania umowy oraz po jej zakończeniu, w tajemnicy fakty i informacje, z którymi zapoznały się w związku z wykonywaniem niniejszej umowy, dotyczące w szczególności zasad ich współpracy oraz wszelkich informacji o Zleceniodawcy i web.lex Bookkeeping uzyskanych w okresie współpracy.

2. web.lex Bookkeeping zobowiązuje się do nieudzielania jakichkolwiek informacji uzyskanych od Zleceniodawcy osobom trzecim, chyba że Zleceniodawca zwolni web.lex Bookkeeping zna piśmie z tego obowiązku albo wymagają tego przepisy prawa.

3. web.lex Bookkeeping może wydawać osobom trzecim wyniki swojej działalności, związane z wykonaniem niniejszej umowy, tylko za zgodą Zleceniodawcy.

4. Strony zobowiązują się do przestrzegania obowiązków, o których mowa w ust. 1 – 3 zarówno w czasie obowiązywania niniejszej umowy, jak i po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu.

5. Obowiązek zachowania tajemnicy nie dotyczy sytuacji, gdy według warunków ubezpieczenia zawodowego web.lex Bookkeeping, zobowiązane jest ono do udzielenia informacji i współpracy. Ustawowe prawo odmowy zeznań lub informacji pozostaje nienaruszone.

6. Obowiązki, o których mowa w ust. 1-5 dotyczą również pracowników i współpracowników web.lex Bookkeeping, którymi posługuje się ono w celu wykonywania niniejszej umowy. web.lex Bookkeeping zobowiąże pracowników i współpracowników do zachowania poufności w zakresie wynikającym z niniejszej umowy na podstawie odrębnych zawartych z nimi umów.

7. Za działania pracowników oraz współpracowników web.lex Bookkeeping ponosiwzględem Zleceniodawcy odpowiedzialność jak za własne działania lub zaniechania.

§ 13
Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Zleceniodawca oświadcza, że w celu należytego wykonywania obowiązków, wynikających z Umowy, powierza web.lex Bookkeeping przetwarzanie danych osobowych, w stosunku do których pełni funkcję administratora danych, w rozumieniu Ustawy o ochronie danych osobowych i RODO.

2. Poprzez przetwarzanie rozumie się wszelkie czynności wykonywane na danych osobowych, w szczególności zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowanie, udostępnianie, usuwanie danych osobowych.

3. Celem przetwarzania danych osobowych przez web.lex Bookkeeping jest świadczenie usług księgowych i kadrowo-płacowych.

4. Powierzenie przetwarzania danych osobowych obejmuje m. in.: dane Zleceniodawcy oraz pracowników Zleceniodawcy, niezbędne do sporządzenia list płac oraz przygotowania deklaracji rozliczeniowych ZUS, deklaracji podatkowych (w szczególności imię, nazwisko, PESEL, NIP, wysokość należnego wynagrodzenia i jego obciążenia), oraz innych dokumentów związanych z zatrudnieniem, w tym również na podstawie umów cywilnoprawnych.

5. web.lex Bookkeeping uprawnione jest do przetwarzania danych osobowych przekazanych przez Zleceniodawcę wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu przewidzianego w umowie.

6. web.lex Bookkeeping oświadcza, że przed rozpoczęciem przetwarzania danych podjęło środki techniczne i organizacyjne zapewniające należytą ochronę przetwarzanych danych osobowych, podjęło środki zabezpieczające zbiór danych oraz spełniło wymagania określone w przepisach wykonawczych, w szczególności:

1)  opracowało i wdrożyło dokumentację przetwarzania danych osobowych,

2)  upoważniło do przetwarzania danych osoby realizujące czynności określone w umowie,

3)  wszystkie osoby dopuszczone do przetwarzania danych zostały zobowiązane do zachowania w poufności wszelkich informacji, w których posiadanie weszły w trakcie wykonywania umowy. Bookkeeping powierza przetwarzanie danych przekazanych przez Zlecającego

7. web.lex Bookkeeping powierza przetwarzanie danych osobowych swojemu dostawcy systemu do prowadzenia księgowości, hostingodawcy poczty elektronicznej, podmiotom współpracującym przy wykonywaniu umowy, na podstawie zawartych umów powierzenia danych osobowych.

§ 14
Obowiązywanie umowy i jej rozwiązanie

1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony

2. Każda ze stron uprawniona jest do rozwiązania niniejszej umowy za 1-miesięcznym okresem wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Mimo upływuokresu wypowiedzenia web.lex Bookkeeping w wykonaniu umowy sporządzi i przekaże deklaracje podatkowe za ostatni miesiąc okresu wypowiedzenia.

3. W wypadku zaistnienia ważnych przyczyn, web.lex Bookkeeping ma prawo rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia. Za ważne przyczyny uważa się w szczególności opóźnienie Zleceniodawcy z zapłatą wynagrodzenia web.lex Bookkeeping ponad 30 (trzydzieści) dni, brak współpracy przy realizacji umowy, powtarzające się przekroczenia terminów do przekazania dokumentów lub danych, oraz rażące naruszanie innych postanowień niniejszej umowy i gdy takie naruszenie nie zostanie naprawione w ciągu 14 dni licząc od daty otrzymania przez Zleceniodawcę wezwania web.lex Bookkeeping (SMS, e-mail) do usunięcia skutków takiego naruszenia.

4. Zleceniodawca ma prawo rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku:

1)  rażącego naruszenia warunków umowy przez web.lex Bookkeeping i gdy takie naruszenie nie zostanie naprawione w ciągu 14 dni licząc od daty otrzymania pisemnego wezwania do usunięcia skutków takiego naruszenia,

2)  nie rozpoczęcia wykonywania czynności przez web.lex Bookkeeping w ciągu 14 dni od daty podpisania umowy,

3)  przerwy w wykonywaniu czynności przez web.lex Bookkeeping trwającej ponad 14 dni.

5. W przypadku rozwiązania umowy, web.lex Bookkeeping jest obowiązane dalej wykonywać swoje dotychczasowe obowiązki do upływu okresu wypowiedzenia włącznie, a w szczególności:

1)  dokonać wszystkich czynności i rozliczeń miesięcznych za bieżący okres rozliczeniowy, pod warunkiem wywiązywania się z obowiązków przez Zleceniodawcę,

2)  dokonać wszelkich niezbędnych rozliczeń, sporządzenia sprawozdań, deklaracji oraz wykonania innych czynności związanych z zakończeniem roku obrotowego, na żądanie Zleceniodawcy, w sytuacji, gdy rozwiązanie Umowy następuje w ostatnim miesiącu roku obrachunkowego, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

§ 15
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Wszelkie zmiany OWU wymagają zachowania formy pisemnej, pod rygorem nieważności.